مستندسازی اقدامات و تصمیمات
«مستندسازی فرایندهای تصمیمگیری» و «ثبت درسآموختهها»، دو تا از مهمترین فعالیتهایی هستند که میتوان برای مدیریت دانش و یادگیری سازمانی انجام داد. اولی در یک بزنگاههایی که فرایند به نتیجه نرسیده، کمک میکند بررسی کنید چی شد که الان اینجایید. دومی کمک میکند برای فرایندهای غیر روتین، به حافظه و خاطرات متکی نمانید.
اگر بخواهم کلیتر بگویم، «وقایعنگاری»، پای ثابت مدیریت دانش و یادگیری سازمانی است و پویایی را افزایش میدهد. البته طبیعتا وقتی پویایی بیشتر شود، تعارض هم بیشتر میشود. بنابراین مهم است که تصمیم بگیرید برای وقایعنگاری، از روشهای متمرکز استفاده کنید یا از روشهایی مثل خوداظهاری، تا بعدا بتوانید تعارضها را مدیریت کنید.
خوداظهاری و خودارزیابی
اگر فرهنگ یک سازمان، فضای امن و قابل اعتمادی را ایجاد کرده باشد، مدیران میتوانند با روشهای خوداظهاری و خودارزیابی، به اطلاعات دقیقی در کوتاهترین و کمهزینهترین حالت ممکن برسند.
بسیاری از مدیرانی که میشناسم، معتقدند که خوداظهاری و خودارزیابی در سازمانشان جواب نمیدهد؛ چون عدهای سوءاستفاده میکنند. من هم قبول دارم که امکان سوءاستفاده هست، اما معتقدم اینطور نیست که با روشهای متمرکز احتمال سوءاستفاده به صفر برسد. حتی اگر سوءاستفاده را به صفر برسانید، هنوز امکان سوءبرداشت وجود دارد. آدمها حوصله و فرصت همادبیات شدن درباره تمام شاخصهای مهم در سازمان را ندارند. بنابراین حتی اگر شما ترجیح بدهید ارزیابیهای سازمانی مثل «سنجش ادراک کارکنان» را با روشهای متمرکز پرسشنامهای و… انجام دهید، چندان قطعی نیست که نتیجه بگیرید. چون پاسخدهندگان سؤالات شما، لزوما از کلمات و اصطلاحاتی که بهکار میبرید، همان دریافتی را نخواهند داشت که انتظار دارید. حتی اگر واقعبین بشید، خود شما در تیمی که سؤالات را طرح میکنید، احتمالا برداشتهای کاملا یکسان از پرسشنامهتان ندارید!
اگر این را بپذیریم، ضرورتی ندارد که کنترل هر نظرسنجی و پرسشنامهای را خودمان به دست بگیریم! پس اگر بخواهید مستندسازی را مبتنی بر خوداظهاری و خودارزیابی انجام دهید، نقش شما این خواهد بود که زیرساخت و فرمها و روشهای اجرایی لازم برای ثبت درسآموختهها و مستندسازی عملیات را فراهم کنید.
در این صورت، همه، بهویژه کارکنان کلیدی هر بخش، نتایج اقداماتشان را بر اساس فرمهای نیمهساختاریافته ثبت میکنند. مدیران هم علاوه بر ثبت درسآموختههای خود، فقط بر مستندات ثبتشده کارمندانشان نظارت میکنند. اگر روندی که یه گروه از پیشرفت کارش ادعا میکند، با روندی که در سامانههای کنترل پروژه ثبتشده فرق داشته باشد، آن وقت باید مدیران مداخله کنند و علت را پیدا کنند.
در فایل زیر به مهترین مؤلفهها در ثبت درسآموختههای سازمانی اشاره کردهام.
اهمیت متدلوژی
در یادگیری سازمانی روش دستیافتن به جواب، از رسیدن به جواب مهمتر است. چون در بسیاری از مواقع در دنیای کسبوکار، یک جواب صحیح یکتا برای مسائل وجود ندارد. چون عموما جواب جامع و مانع و کامل و بینقصی که فقط مزیت داشته باشد و هیچ عیبی نداشته باشد برای مسائل سازمانی پیدا نمیشود.
حتی اگر در تولید یک محصول، فرض کنیم که جواب بهینه یکتا وجود دارد، باز هم روش رسیدن به راهکار، از خود راهکار مهمتر است. چون ممکن است بهطور اتفاقی به یک موفقیتی برسی، اما چهطوری میخواهی تکرارش کنی، اصلاحش کنی، ادامهاش دهی؟یعنی اگر اتفاقی در آزمایشگاه به یک محصولی دست پیدا کنی، چهطور میخواهی آن را تجاری کنی؟
برای همین است که یکی از مهارتهای نرم مهم برای کارکنان دانشی و مدیران، توانایی حل مسئله بهطور عام است: اینکه چگونه مرحلهبهمرحله پیش میروی و جزئیات را با ثبت روابطشان به فرایند/مدل/چارچوب تبدیل میکنی.
جالب اینجاست که مشاهده بهطور مستقیم و بدون واسطهگری عقل، منجر به دریافت از محیط میشود. اما نهایتا برای اینکه بتوانیم دریافتهای خود را به دیگران منتقل کنیم، به یک چنین چکلیستی نیاز داریم:
- مراجعی را پیدا کنیم که مطمئن شویم لااقل یک جای معتبری تأییدمان میکنند.
- از اطلاعات در دسترس، چیزی جا نماند.
- مطمئن شویم که بابت چه چیزهایی باید اعتماد به نفس داشته باشیم.
- مطمئن شویم که از ابتدا داریم اطلاعات را ثبت میکنیم و جدی میگیریم.
- نظرها و شیوههای برندها را بررسی کنیم.
- ارزش کارهایی که کردیم را بدانیم.
- جستجوی اطلاعات جدید را متوقف نکنیم.
نظر ادوارد دمینگ دربارهی اهمیت تئوری
در یک دیالوگی با محمد بدری در لینکدین، ایشان این نقل قول را از ادوارد دمینگ نقل کردند که میگوید افراد بدون تئوری عملا هیچ چیزی را یاد نمیگیرند و مدعیست که کپی کردن نمونههای موفق، بدون فهم تئوری پشت آن موفقیت، منجر به موفقیت نمیشود.
Experience teaches nothing. In fact there is no experience to record without theory… Without theory there is no learning… And that is their downfall. People copy examples and then they wonder what is the trouble. They look at examples and without theory they learn nothing.
Edwards Deming
البته این نظر را یک تئوریسین داده و در پارادایم پژوهش ایشان، طبیعیست که چنین نتیجهگیری هم حاصل شود. شاید اگر یک پژوهشگر پراگماتیست دربارهی علل شکست تحقیق کند، به این نتیجه میرسید که باید چشمانداز اقدامات کاربردیتر باشند. اما به هر حال باید در نظر گرفت که راه انتقال دانش، روی کاغذ، تبدیلش به تئوری است.
توصیه
اینکه فکر کنید موفقیت کسبوکار، بعد از زدن تارگتهای فروش و کسب درآمد دلخواه به وجود میآید، ممکن است شما را در دام شخصمحوری بیندازد! توصیه این است که از یادگیری سازمانی غافل نشوید. شاید افراد تیم شما بدانند چی شد که تارگتها را زدند، اما برای اینکه بتوانید کسبوکار را توسعه دهید، باید بتوانید آن دانش را به نفرات کمتجربه و استخدامهای تازه نیز توضیح دهید.
پیشنهاد میکنم اینها رو هم بخونین:
