عوامل تشکیلدهنده ساختار سازمانی
اکثرا، با مدیر و غیره، با مدیریتخوانده و نخوانده، وقتی راجع به ساختار سازمانی صحبت میکنم، میترسند. فکر میکنند میگویم باید چارت سازمانی عوض بشود. نه!
شرکت مشاوره ایلیا در گزارش عملکرد سال ۱۴۰۲، اشارهای به عوامل تشکیلدهندهی ساختار کرد: ۱- نقشها، مسئولیتها و روابط گزارشدهی ۲- ساختار ایجاد ارزش از طریق داراییها ۳- توزیع آتوریتی تصمیمگیری ۴- جریان داده و اطلاعات و مدیریت این داده مهم ۵- مدیریت و کنترل تعاملات
از دید من ساختار از این سه مؤلفه اصلی تشکیل میشود که تقریبا با گزارش ایلیا همپوشانی دارد:
- توزیع امکانات
- توزیع قدرت
- گردش اطلاعات
که هیچکدام در چارت سازمانی دیده نمیشوند. مثلا در بسیاری از سازمانهایی که به دلیل نداشتن دسترسی به امکانات، یا نداشتن اطلاعات لازم، هربار باید منتظر تأیید بالادست بشویم، به اشتباه میگوییم «سازمان بوروکراتیکه» یا «چقدر کاغذبازی اداری اینجا بده…»
این در حالی است که بوروکراسی، دیوانسالاری است. یعنی فرایندها مستقل از فرد شده و بر اساس شغل (شخصیت حقوقی) تعریف شده است. بنابراین آییننامهها و روش اجرایی فرایندها کاملا شفاف است، و مشخص است که بالادست چه چیزی را تأیید میکند و چه چیزی را تأیید نمیکند.
به این ترتیب وقتی امکانات لازم برای انجام کار به طور عادی در اختیار شما نیست، یا اطلاعات لازم را در اختیار ندارد، یا آییننامهها مدوّن نیستند یا برای انجام کارها کافی نیستند و برای هر تصمیمی لازم است منتظر اعلام نظر بالادست بمانید، در اصل، آن سازمان فرهنگ مبتنی بر قدرت دارد و مبتنی بر شخص اداره میشود.
منابع قدرت در سازمان
منبع قدرت مثل همه منابع دیگر است: اگر ازش استفاده نکنیم حیف میشود و اگر بد استفاده کنیم هدر میرود.
حالا کدامیک از اینها قدرت بیشتری دارد؟
- سمت سازمانی؟
- دانش و تجربه؟
- شبکه ارتباطی؟
- دسترسی به منابع؟
- توانایی وادار کردن؟
- محبوبیت و شهرت؟
اینها همه منابع قدرت در سازمان هستند. خیلیها چندتا از این منابع را با هم دارند. بنابراین در توضیح منابع قدرت، بسته به اینکه کدام مؤلفهها را با هم درنظرگرفته باشند و چگونه اسمگذاری کرده باشند، دستهبندیهای مختلفی مطرح شده با کلمات و عبارات مختلف.
این جدول را اولریش Dave Ulrich پیشنهاد داده و فراتر از دستهبندی پیشنهادی، من این روش جدول ساختن اولریش را خیلی میپسندم.
توصیه
اگر بخواهید فرهنگ سازمانی را دست بزنید، لزوما نیازی به تغییر چارت ندارید، بلکه باید ساختار را دست بزنید؛ یعنی این سه عامل را: نظام توزیع امکانات، نظام توزیع قدرت، نظام گردش اطلاعات.
پیشنهاد میکنم اینها رو هم بخونین:
